L’organizzazione di un corso – d’aula o online non importa – è uno degli elementi fondamentali per la sua buona riuscita.  Siamo tutti d’accordo, anzi no: a volte le aziende (le stesse che dedicano ai corsi d’aula una coorte di coordinatori, tutor, docenti, progettisti….) si accorgono con sorpresa che anche per la formazione online occorrono le stesse attività e le stesse funzioni.

Certo, se vogliamo serve meno tempo e molte cose possono essere gestite quando si vuole (al contrario che nei corsi d’aula), ma non si tratta di attività a tempo zero e qualcuno le deve fare…

L’azienda? Il fornitore? Entrambi? Si tratta di scelte che coinvolgono procedure, processi, organizzazione e distribuzione dei compiti e soprattutto si tratta di attività che devono essere pensate e svolte da persone, non dal computer o da un software. Gli applicativi e-learning sono strumenti che facilitano e automatizzano enormemente queste cose, ma non le sostituiscono. Come in tutte le altre attività aziendali, se vogliamo, ma restiamo “sul pezzo”.

1) Progettiamo e creiamo il corso
Allora, cosa devono imparare gli utenti? Si parte da qui, no? Beh, in realtà sembrerebbe scontato, ma – seguendo l’approccio di Cathy Moore e di altri – secondo me è più efficace chiedersi quali performance vogliamo migliorare? Vogliamo che gli utenti acquisiscano competenze (tra l’altro bisognerebbe mettersi d’accordo sul concetto di competenza…) o che diventino più bravi a fare quello che fanno? Già questo cambio di approccio ci dovrebbe aiutare sia a progettare che a misurare gli esiti del nostro corso. Se il mio problema è che i miei dipendenti devono imparare una nuova procedura, in realtà non è che dobbiamo fargliela imparare a memoria. Dobbiamo fare in modo che siano in grado di applicarla efficacemente in situazioni il più reali possibile. Se il mio problema è che i dipendenti non sanno leggere la busta paga e tempestano di richieste di informazioni il mio ufficio amministrativo, allora devo assicurarmi che migliorino questa performance. In entrambi i casi ho qualcosa che poi posso misurare: il numero di “errori” nella procedura e il numero di richieste di informazioni.

Chi lo fa? E’ bene che l’azienda progetti il corso mettendo assieme un esperto dei contenuti (interno o esterno: di solito però è un tecnico della materia e non un esperto di formazione), possibilmente un metodologo o un progettista di formazione (interno se c’è, se no esterno) con la supervisione del responsabile della funzione all’interno della quale ricade l’argomento del corso. Nei due casi-esempio, si tratterebbe probabilmente del responsabile amministrativo. Quando dico “esterno” l’ideale è che questo esterno faccia riferimento al fornitore che poi svilupperà il corso, ma può anche essere un indipendente. In tal caso, bisognerà assicurarsi che la collaborazione fili liscia. Lo stesso vale per il rapporto tra le altre figure: bisogna trovare un linguaggio comune e il miglior denominatore possibile è il miglioramento della performance. La progettazione, a questo punto, deve occuparsi di prendere una serie di decisioni sui materiali e sull’articolazione: file scaricabili? forum? aula virtuale? oggetti didattici? simulatori? learning games? tutto online? un po’ online un po’ in aula? quanto deve durare? quando deve cominciare e quando finire?

Creiamo i contenuti (chi lo fa?)

Prese le decisioni progettuali, ora si tratta di creare (o comprare) i contenuti. Se in azienda siamo organizzati per farlo, possiamo anche farlo “in casa”. Altrimenti, questa è la tipica fase che si acquista all’esterno. Diciamo però che per corsi di piccola complessità può andare bene far creare i contenuti direttamente dallo staff aziendale; per corsi mediamente o molto complessi, francamente è sconsigliabile (a meno di non avere un e-learning center interno, ma questo è un altro paio di maniche).

2) Organizziamo il corso: eventuale pre-assessment, promozione e lancio “interno” del corso”, gestione

Il pre-assessment è un’attività eventuale che può precedere il corso vero e proprio. In sostanza, può essere utile (se ci sono molti utenti, se il corso è molto lungo o fatto da molti argomenti) effettuare una valutazione preliminare in modo da dividere gli utenti in corsi diversi a seconda delle esigenze. La maggior parte delle applicazioni e-learning hanno una serie di funzioni già pronte per effettuare questa attività.

E’ fondamentale ottenere il coinvolgimento degli interessati nel corso: per la promozione del corso si può spaziare da un minimo (mail a tutti i dipendenti che li informa del corso) a cose più ambiziose come un video-teaser (molto di moda nelle grandi aziende: una sorta di trailer cinematografico che annuncia l’imminente corso come se fosse un film, magari sulla web tv aziendale), 0 una combinazione di mail, video e altri strumenti informativi come volantini, locandine eccetera. Per finire, si può aggiungere anche un incontro (convention, seminario) in cui spiegare a tutti gli obiettivi che l’azienda vuole raggiungere.

Per mantenere il coinvolgimento durante il corso, una buona idea può essere lanciare un campionato: le aziende che usano learning games (o meglio ancora i simulatori di realtà) ottengono un coinvolgimento strepitoso stimolando la competizione interna e organizzando un campionato in cui i punteggi ottenuti nel corso servono a creare una classifica. Volendo, si possono dare dei premi al vincitore o ai vincitori.

La gestione del corso è rappresentata da attività “amministrative” o di coordinamento e tutoraggio: iscrizione degli utenti ai corsi (iscrizione iniziale e aggiunte successive), monitoraggio dell’andamento del corso ed eventuale recall agli utenti che non hanno iniziato (o non hanno finito). Gli applicativi e-learning consentono di gestire in modo molto automatizzato tutte queste attività (e altre). Un buon modo di dividere i compiti è farsi affiancare dal proprio fornitore di servizi e-learning nel corso del primo progetto, in modo da mettere a punto ruoli e procedure interne.

In alternativa, è ovviamente possibile esternalizzare in toto questa attività ma – a mio parere – per l’impresa è meglio gestirla internamente.

(continua nel prossimo post, 28 maggio, con la misurazione dei risultati)