Prendiamo spunto da questo articolo, che affronta il tema in generale, per estendere la riflessione alle problematiche di gestione dei progetti e-learning nello specifico, a nostro avviso particolarmente “esposti” allo stesso tipo di criticità.

Perché i progetti falliscono

Ci possono essere diversi motivi per cui i progetti falliscono. Parliamo di alcuni dei più probabili.

1. Mancanza di risorse

Il motivo principale per cui un numero così elevato di progetti intrapresi fallisce è dovuto alla mancanza di risorse. I project manager possono agire nella misura in cui riescano a ricevere tutte le risorse di cui hanno bisogno per il buon esito di un progetto. Per questo, devono convincere il senior management dell’organizzazione ad allocare le risorse di cui hanno bisogno e spiegare loro in modo dettagliato perché queste risorse sono necessarie. Un progetto con scarse risorse fin dall’inizio fallirà.

2. Nessun ordine del giorno o ambito fisso

Questa è un’altra ragione molto probabile per il fallimento del progetto. A meno che ognuna delle riunioni iniziali non porti a un’azione, monitorata a fondo, il progetto salterà. È necessario stabilire un’agenda chiara, che non cambi frequentemente. Per questo, le organizzazioni devono garantire che le riunioni vadano in modo efficiente e producano risultati efficaci. Lo stesso vale per la portata dei progetti, che dovrebbero essere determinati in anticipo e documentati in modo sistematico. Le parti interessate dovrebbero sedersi e concordare un ambito di progetto, che non dovrebbe essere manomesso se non in caso di assoluta necessità.

3. Mancanza di collaborazione e leadership adeguate

Un progetto di medie o grandi dimensioni spesso implica squadre sparse provenienti da diverse aree geografiche. In tal caso, soffre di una comunicazione adeguata e una collaborazione efficace subisce un colpo. Problemi come decisori indecisi, interpretazioni errate e troppe opinioni vengono ingigantiti solo perché non esiste o non è presente un unico leader che li porti sulla strada giusta. La collaborazione avviene senza problemi quando esiste una cultura dell’apprendimento e della condivisione delle conoscenze tra tutti i membri di un progetto.

4. Mancanza di qualità

La mancanza di qualità può sorgere per una serie di motivi, ma di solito è dovuta alla scarsa performance del Project Manager o alla mancanza di competenze tra i membri del team. Inoltre, la mancanza di controlli di qualità adeguati lascia invisibili i lavori di cattiva qualità. Mantenere le cose ben organizzate e considerare il Project Manager e i membri del team responsabili della qualità del lavoro svolto è l’unico modo per impedire loro di influenzare il progetto.

5. Mancanza di uno strumento di gestione del progetto

Nell’era moderna in cui viviamo, c’è uno strumento, un software o un’app per quasi tutto. Lo stesso vale per la gestione dei progetti. Esistono sul mercato tantissimi strumenti che aiutano a potenziare le riunioni, migliorare la collaborazione, condividere documenti, ottimizzare il flusso di lavoro e concentrarsi sulla qualità, oltre a semplificare la pianificazione e la gestione delle attività. Non avere un efficace strumento di gestione del progetto, quando ce ne sono tanti a disposizione, sembra quasi un tentativo deliberato di rendere le cose più difficili di loro. I project manager dovrebbero, dopo approfondite ricerche, investire in uno strumento di Project Management che soddisfi tutte le loro esigenze.

Garantire il successo di un progetto non è affatto un compito facile. Ridurre al minimo i fattori che incidono negativamente sul progetto è l’unico modo per garantire che inizi e termini senza intoppi. Comprendere le ragioni sopra menzionate per il fallimento del progetto aiuterà i project manager a stare un passo avanti rispetto al gioco e ridurre il rischio che qualcuno di questi fattori colpisca i progetti, adottando le misure necessarie.