Elearnit: Know How to Know!

In azienda spesso si compie l’errore di pensare che tutte le procedure, o la maggior parte di esse, legate ad un corso elearning vengano fatte da un computer o da un software specifico.
Sappiamo molto bene che non è così.
Rispetto all’aula, la creazione e gestione di un corso online comprende indubbiamente delle attività che possono essere gestite quando si preferisce ma, comunque, è bene distinguere le varie fasi che contraddistinguono l’organizzazione di un corso ed individuare le figure addette alla sua gestione.
Lo scopo di questo articolo è quello di fornire dei consigli pratici e dei punti fermi per la gestione delle diverse fasi di progettazione. In passato abbiamo già scritto abbondantemente di questo tema, ma abbiamo pensato di riprendere e rinfrescare un po’ i contenuti. 

Fase 1: Progettazione e creazione del corso – Chi se ne occupa?
La domanda da cui si dovrebbe partire è: Cosa devono imparare gli utenti?
O meglio, per essere più chiari bisognerebbe porsi le seguenti domande:

Quali performance vogliamo migliorare?
Vogliamo che gli utenti acquisiscano competenze o che diventino più bravi a fare quello che fanno?

Se l’obiettivo aziendale è che i dipendenti debbano imparare una nuova procedura, in realtà non è che dobbiamo fargliela imparare a memoria ma dobbiamo fare in modo che siano in grado di applicarla efficacemente in situazioni il più reali possibile.
Ad esempio, se i dipendenti non sanno leggere la busta paga e tempestano di richieste di informazioni l’ufficio amministrativo, allora sarà indispensabile assicurarsi che migliorino questa performance.
In entrambi i casi dobbiamo avere qualcosa che poi si possa misurare: il numero di “errori” nella procedura e il numero di richieste di informazioni.

Chi deve occuparsi di questa prima attività? E’ bene che l’azienda progetti il corso mettendo assieme un esperto dei contenuti, possibilmente un metodologo o un progettista di formazione con la supervisione del responsabile della funzione all’interno della quale ricade l’argomento del corso. Nei due casi-esempio, si tratterebbe probabilmente del responsabile amministrativo.
Ovviamente nel caso in cui all’interno dell’azienda non vi sia nessuno che ricopra la figura del metodologo o del progettista, sarà opportuno rivolgersi a figure esterne che facciano riferimento al fornitore che poi svilupperà il corso, ma può anche essere un indipendente. In tal caso, bisognerà assicurarsi che la collaborazione fili liscia.
Lo stesso vale per il rapporto tra le altre figure: bisogna trovare un linguaggio comune e il miglior denominatore possibile è il miglioramento della performance. La progettazione, a questo punto, deve occuparsi di prendere una serie di decisioni sui materiali e sull’articolazione: file scaricabili? forum? aula virtuale? oggetti didattici? simulatori? learning games? tutto online? un po’ online un po’ in aula? quanto deve durare? quando deve cominciare e quando finire?

Fase 2: Creazione dei contenuti – Chi lo fa?
Prese le decisioni progettuali, ora si tratta di creare (o comprare) i contenuti. Se in azienda si è organizzati per farlo in autonomia, si possono produrre “in casa”, altrimenti si acquistano all’esterno. Diciamo però che per corsi di limitata complessità può andare bene far creare i contenuti direttamente dallo staff aziendale; per corsi mediamente o molto complessi, francamente è sconsigliabile (a meno di non avere un e-learning center interno).

Fase 3: Organizzazione del corso: eventuale pre-assessment, promozione e lancio “interno” del corso, gestione – Chi se ne occupa?
Il pre-assessment è un’attività eventuale che può precedere il corso vero e proprio. In alcuni casi come ad esempio se il corso è molto lungo o composto da molti argomenti, può essere utile effettuare una valutazione preliminare in modo da dividere gli utenti in corsi diversi a seconda delle esigenze. La maggior parte delle applicazioni e-learning hanno una serie di funzioni già pronte per effettuare questo tipo di attività.

E’ molto importante ottenere il coinvolgimento degli interessati: Come fare?
Innanzitutto è fondamentale la promozione del corso che può spaziare da un minimo (mail a tutti i dipendenti che li informa del corso) a procedure più ambiziose come un video-teaser (molto di moda nelle grandi aziende: una sorta di trailer cinematografico che annuncia l’imminente corso come se fosse un film, magari sulla web tv aziendale), oppure una combinazione di mail, video e altri strumenti informativi come volantini, locandine, post su intranet aziendale etc.
Per finire, si può aggiungere anche un incontro (convention, seminario) in cui spiegare a tutti gli iscritti gli obiettivi che l’azienda vuole raggiungere.

Il coinvolgimento deve essere mantenuto non solo all’inizio ma durante tutto il percorso formativo. Una buona idea potrebbe essere quella di lanciare un campionato: le aziende che usano learning games possono ottenere un grande coinvolgimento stimolando la competizione interna e organizzando un campionato in cui i punteggi ottenuti nel corso servono a creare una classifica. Volendo, si possono dare dei premi al vincitore o ai vincitori.

La gestione del corso è rappresentata da attività “amministrative” o di coordinamento e tutoring: iscrizione degli utenti ai corsi (iscrizione iniziale e aggiunte successive), monitoraggio dell’andamento del corso ed eventuale recall agli utenti che non hanno iniziato (o non hanno finito). Gli applicativi e-learning consentono di gestire in modo molto automatizzato tutte queste attività (e altre). Un buon modo di dividere i compiti è farsi affiancare dal proprio fornitore di servizi e-learning nel corso del primo progetto, in modo da mettere a punto ruoli e procedure interne.
In alternativa, è ovviamente possibile esternalizzare in toto questa attività a esperti esterni.