Con la prossima release Forma LMS 4.2, arrivano nuove funzionalità pensate per semplificare la gestione degli utenti e rendere la piattaforma ancora più sicura ed efficiente. Una delle più attese è la modalità “Cestino” per gli utenti eliminati.

Perché una modalità “Cestino”?

Nelle versioni precedenti, l’eliminazione di un utente era un’operazione definitiva: una volta cancellato, non era più possibile recuperare i suoi dati, con il rischio di perdere informazioni importanti in caso di eliminazioni accidentali.

La nuova modalità “Cestino” introduce un approccio più flessibile e sicuro: invece di essere eliminati definitivamente, gli utenti vengono spostati in un’area temporanea di archiviazione, simile al cestino dei sistemi operativi.

  1. Eliminazione “soft”: quando un utente viene eliminato, non sparisce subito dal sistema ma viene trasferito nel cestino.
  2. Recupero facile: gli amministratori possono ripristinare un utente con un semplice click, riattivando il suo account e i dati associati.
  3. Eliminazione definitiva: solo un’azione esplicita e consapevole permetterà di rimuovere definitivamente l’utente e i relativi dati.

Come funziona

La nuova modalità sarà sempre automaticamente attiva, e l’opzione di configurazione “mantieni uno storico degli utenti eliminati” sarà rimossa dai settings della piattaforma.

Il cestino degli utenti eliminati sarà accessibile con lo stesso link che mostrava il log degli utenti cancellati, ma mostrerà un elenco editabile basato sul nuovo componente “user selector”:

Da questa schermata è possibile

  1. Eliminare definitivamente gli utenti
  2. Ripristinare un utente in stato “attivo”
  3. Ripristinare un utente in stato “sospeso”

Le operazioni possono essere eseguite su singoli utenti o massivamente su tutti gli utenti selezionati. 

Vantaggi per gli amministratori

I vantaggi per la gestione della vostra piattaforma sono diversi e importanti:

  • Maggiore sicurezza: riduce il rischio di errori irreversibili: gli utenti eliminati per sbaglio possono essere recuperati facilmente senza interventi manuali sul database
  • Processi più fluidi: facilita la gestione in scenari complessi e consente di gestire con più flessibilità i cicli di vita degli utenti, ad esempio quando un utente torna a collaborare con l’organizzazione dopo essere stato rimosso temporaneamente
  • Database più leggero: con l’eliminazione di un utente vengono eliminati completamente anche i dati anagrafici ed i dati di tracciamento che attualmente restano memorizzati e inutilizzabili sul DB, che resterà più leggero e performante.

Cosa succede alla vecchia lista degli utenti eliminati?

Se avete attivato la funzionalità “Mantieni uno storico degli utenti eliminati”, durante l’upgrade la vostra vecchia lista sarà eliminata e gli utenti presenti nella lista saranno reimportati automaticamente nella gestione degli utenti con lo stato “trashed”, e lo user rinominato con un suffisso “.deleted” per distinguerlo ed evitare possibili conflitti con eventuali omonimi.

Maggiore compliance con le normative sulla privacy

La vecchia gestione non prevedeva un modo facile per rimuovere in sicurezza tutti i dati degli utenti eliminati, soprattutto se lo storico era attivo.

Questa soluzione supera questo limite, e mantiene gli utenti eliminati in un’area protetta e temporanea fino all’eliminazione definitiva, che avviene solo con un’azione consapevole e documentata: in questo modo si favorisce sia la protezione dei dati personali sia il principio di accountability, offrendo alle organizzazioni uno strumento pratico per dimostrare la corretta gestione dei dati in conformità al Regolamento europeo.

Con questa novità, Forma LMS conferma la sua attenzione alla gestione dei dati in modo sicuro e intuitivo, migliorando l’esperienza di amministratori e organizzazioni.