La survey rappresenta un ottimo strumento di indagine che permette di raccogliere dati utili sui pareri/opinioni e altresì consigli da parte di un target di utenti su un determinato argomento.

In questi ultimi anni ci siamo occupati di numerose survey in campo medico. Questo ci ha permesso di incrementare la nostra esperienza e, soprattutto, di non farci più cogliere in fallo da imprevisti o criticità.

A tal proposito, vogliamo condividere alcuni accorgimenti da tenere bene a mente.

In un precedente articolo “L’utilizzo delle survey nelle aziende” ci siamo soffermati sulla descrizione delle survey aziendali evidenziandone i vantaggi, descrivendo le diverse fasi organizzative e proponendo alcuni consigli su come utilizzarle al meglio.

Per ottenere degli ottimi risultati e non correre alcun rischio, vi proponiamo alcuni semplici ma efficaci stratagemmi.

Raccolta dei dati

Abbiamo deciso di proporre una survey ai nostri dipendenti o ai nostri clienti ma non sappiamo come invitarli a partecipare? Le strade da seguire sono principalmente due, ognuna con i suoi pro e i suoi contro ed è bene conoscerli entrambi.

  • Invito via mail

Per invitare gli utenti tramite mail è ovviamente indispensabile avere di ciascun utente il nominativo con il relativo indirizzo email.

Può capitare, (e vi assicuriamo che a noi capita molto spesso), di ricevere dal cliente che promuove la survey, un elenco degli indirizzi email in cui sono presenti degli errori come email doppie, email con nomi o cognomi che non coincidono, mancanza di punti, chiocciole, presenza di accenti etc.
Per questo motivo, vi consigliamo di controllare e “ripulire” l’elenco prima di “darlo in pasto” al programma e procedere con l’invio delle mail.

Un altro problema da tenere in considerazione è la possibilità che alcune mail finiscano nello Spam o nella posta indesiderata. A tal proposito, vi consigliamo di fare degli invii di test prima di procedere all’invio ufficiale in modo da valutare la destinazione delle mail. In alcuni casi, sarà dunque utile consigliare ai partecipanti che ci segnalano telefonicamente di non aver ricevuto alcun invito, di controllare anche all’interno delle cartelle della posta indesiderata.

Il vantaggio di utilizzare questo metodo è quello di avere per ogni partecipante il nominativo e l’indirizzo email, dati utili sia nella fase di monitoraggio che di reportistica.
Infatti, avendo a disposizione l’indirizzo di ogni singolo utente, durante la fase di monitoraggio possiamo inviare una mail di “sollecito” a chi ancora non ha partecipato alla survey. Inoltre, avendo i nominativi, durante la fase di reporstistica possiamo sapere con esattezza chi ha fatto cosa.

  • Link pubblico

La seconda opzione, invece, consiste nel mettere a disposizione degli utenti un link pubblico che tutti possono cliccare per partecipare alla survey.
Ovviamente, questa opzione non comporta il rischio di smarrimento delle informazioni ma presenta lo svantaggio, in fase di reportistica, di non sapere i nominativi delle diverse compilazioni. Come superare questo ostacolo?

Semplice. Bisogna ricordarsi di inserire tra le prime domande della survey, quelle relative ai dati personali dell’utente (nome, cognome, email e nel caso possa esserci utile, età regione etc.).

Monitoraggio

Affinché la nostra survey sia efficace e ottenga un buon successo, è indispensabile monitorare la partecipazione degli utenti durante il periodo di apertura dell’indagine. In tal modo, potremmo prevedere e pianificare l’invio di eventuali solleciti a chi non ha ancora partecipato.
Solitamente, infatti, non basta inviare un semplice invito per ottenere la partecipazione di tutti gli invitati ma è necessario procedere con dei solleciti.

Scadenze  time to feedback date

Ogni Survey ha una data di apertura e una data di chiusura oltre la quale gli utenti non possono più compilare l’indagine. Durante la pianificazione di questo arco di tempo, è consigliabile comunicare ai partecipanti una prima data di chiusura ma prevedere al contempo un posticipo.
Ci capita spesso di vedere che nei giorni di proroga molti utenti entrano e compilano la survey che avevano tralasciato fino a quel momento.