Quando si tratta di creare un corso di formazione sulle conformità di legge (c.d. Compliance) come dovrebbero muoversi le aziende?
In questo articolo si parla dei “controlli di qualità” che un programma formativo di questo tipo dovrebbe passare.

Clienti, dipendenti e parti interessate si aspettano una maggiore trasparenza e condotta etica da parte delle imprese, rispetto al passato. Le organizzazioni devono disporre di un solido programma di formazione sulle conformità per ridurre i rischi, mantenere tutti aggiornati, conservare la fiducia e ridurre al minimo la possibilità di violare la legge.

Per creare davvero una formazione che fornisca valore e si dimostri significativa per i dipendenti, prima di tutto è necessario considerare cosa si stia cercando di ottenere con il corso che si sta proponendo, senza trascurare di mettersi (più che spesso!) nei panni dei propri dipendenti e fare in modo che la propria piattaforma consenta loro un facile accesso alle informazioni di cui hanno bisogno, come e quando ne hanno bisogno.

Le migliori prestazioni si ottengono quando ci concentriamo a supportare e guidare lo staff nel momento del bisogno. Dobbiamo smettere di separare l’apprendimento dal lavoro, e invece iniziare a integrarlo nel quotidiano, dove i dipendenti possono superare le vere sfide. Ciò si rivelerà molto più efficace dei corsi e della formazione in aula, soprattutto quando si tratta di formazione obbligatoria.

Una volta stabilito ciò che si vuole ottenere con la formazione sulle conformità, e in che modo la propria piattaforma possa aiutare in tal senso, si può iniziare a guardare i “controlli di qualità” che questo tipo di formazione dovrebbe superare per supportare al meglio l’attività nel lungo termine.

1. Si riferisce alle situazioni che le persone riconosceranno

Molte organizzazioni cadono nella trappola dell’uso di corsi generici e di contenuti preconfezionati che non hanno alcuna rilevanza per le proprie politiche e procedure.
Sfortunatamente, ciò si traduce in scarsi tassi di coinvolgimento e perdite di tempo e denaro speso per contenuti che non vengono utilizzati correttamente. Le aziende dovrebbero invece concentrarsi sull’integrazione di risorse digitali ricche di contenuti che offrano ai dipendenti il contesto organizzativo, le conoscenze e il know-how, oltre a supportarli nello svolgimento del lavoro effettivo che è stato loro affidato.

Aumentando l’impegno e fornendo know-how rilevante per il personale, è molto più probabile che si crei un gruppo di dipendenti coinvolti e ben informati: l’impegno è fondamentale, in quanto il risultato di un personale disinformato o il mancato rispetto delle politiche e delle procedure è estremamente costoso per un’organizzazione.

2. È legata alle reali priorità del proprio personale, piuttosto che circoscritta a un’unica occasione una volta all’anno

Invece di cercare soluzioni generiche o LMS pieni di funzionalità che probabilmente non si utilizzeranno mai, si dovrebbe cercare di migliorare le prestazioni quotidiane e soddisfare le motivazioni principali dei propri dipendenti (per svolgere il loro lavoro meglio e più velocemente).

La tecnologia ha permesso all’utente moderno di auto-dirigere il proprio apprendimento fornendo conoscenze e know-how istantanei. Un percorso formativo sulle conformità dovrebbe soddisfare le motivazioni dell’utente moderno, fornendo informazioni istantanee specifiche del contesto per l’organizzazione di cui fa parte.

Questo aspetto è ancora più rilevante nel caso della formazione obbligatoria, per via del rischio che i dipendenti non si tengano aggiornati con le regole e i regolamenti dell’organizzazione. Non comprendere le motivazioni del proprio personale e non affrontare i propri problemi ed esperienze reali porta a uno scarso coinvolgimento e a un atteggiamento complessivamente negativo nei confronti dell’apprendimento, che potrebbe portare a molti altri problemi in futuro.

Inoltre, i regolamenti e le politiche cambiano costantemente, quindi, limitando la formazione a una sola volta all’anno, si corre il rischio di perdere informazioni importanti o di fornire informazioni obsolete.

È necessario consentire ai dipendenti di apprendere in tempo reale, durante il lavoro, per passare rapidamente dal “non sapere” al “fare bene” e concentrando gli sforzi progettuali sulla scelta di una piattaforma di formazione su misura, user-friendly e in grado di supportare i dipendenti con tutti i loro obiettivi di formazione, non solo la conformità.

3. Ha carattere ed è reale, piuttosto che asettica e preconfezionata

Se la formazione sulla conformità vuole davvero avere un impatto, deve concentrarsi sull’affrontare i reali bisogni e le sfide affrontate dai dipendenti, incentivando la loro motivazione primaria a impegnarsi.

L’LMS dovrebbe essere in grado di facilitare l’accesso e la fruizione delle risorse digitali, piuttosto che concentrarsi su corsi e test. Solo perché si tratta di formazione obbligatoria, non significa che debba necessariamente essere noiosa e generica. Bisognerebbe concentrare gli sforzi di progettazione su ciò di cui i dipendenti hanno davvero bisogno di sapere, e rendere le risorse più specifiche per la propria organizzazione.

4. Rispetta i lavoratori come adulti, piuttosto che trattarli come bambini

Tanti LMS o corsi di formazione sembrano concentrarsi su “nuove funzionalità” per risolvere i problemi di apprendimento, piuttosto che esaminare ciò che già funziona o potrebbe essere migliorato. Lo vediamo ovunque: punti, classifiche, trascina e rilascia “interattività”, rivela caselle… L’aggiunta sistematica di nuovi “giochi di animazione” e interazioni non risolve di per sé i problemi di apprendimento, anzi: se fine a sé stessa, rischia solo di ritardare la produttività e il miglioramento delle prestazioni.

Prima di tutto, quando si progetta un corso di formazione (sia esso su qualche conformità o meno) bisognerebbe sempre chiedersi “Che problema risolve, in particolare?”.

Rendere l’esperienza di apprendimento unica per la propria organizzazione e concentrarsi sulla conoscenza contestualizzata è l’unico modo per ottenere un vero vantaggio attraverso la formazione.

5. Si concentra sul giudizio, non solo sulla comprensione

Chiunque può memorizzare correttamente un articolo e rispondere correttamente alle domande di un quiz. La maggior parte delle volte, i risultati dei test di apprendimento sono semplicemente indicatori di buon senso, piuttosto che di apprendimento effettivo. Molte organizzazioni continuano a ricorrere agli stessi corsi e-learning generici e spersonalizzati perché si concentrano sul minimo indispensabile per adempiere all’obbligo formativo, piuttosto che sulle cose che funzionano davvero.

La “conformità” decontestualizzata dal lavoro specifico non può avere la stessa efficacia di un processo di apprendimento calato nel flusso di lavoro, che mantenga la consapevolezza dei problemi reali e coinvolga i dipendenti continuamente.

Quando si tratta di progettare un programma di formazione sulla conformità, piuttosto che sui risultati di “apprendimento” standard, le aziende dovrebbero focalizzarsi sui risultati di “miglioramento delle performance” in quella specifica realtà lavorativa.

Con questi accorgimenti in fase di progettazione, le lacune in termini di prestazioni e conoscenze possono essere riempite in pochissimo tempo, e anche l’influenza di chi crea e progetta i corsi può essere avvertita meglio in tutta la forza lavoro, non solo a causa dell’obbligo di legge da rispettare.