webinar_tecnologiaUno degli ostacoli e dei fattori di rischio maggiori nell’organizzazione di webinar è ancora la tecnologia: anche se oggi le soluzioni di videoconferenza e aula virtuale sono molto stabili ed efficienti, le variabili in gioco sono tantissime e richiedono un po’ di attenzione. Ecco una serie di semplici consigli pratici da mettere in pratica per assicurarsi un evento efficace e piacevole per tutti (partecipanti, relatori, ed organizzatori)

Innanzitutto dovrete preparare il terreno: prima dell’evento, è bene assicurarsi che tutti i partecipanti abbiano a disposizione nel proprio computer i software necessari per partecipare all’aula virtuale, come ad esempio la giusta versione di flash player installata, e siano provvisti di cuffie e microfono. Sembra una precisazione inutile, quella di cuffie e microfono, ma se sapeste quanti partecipanti si presentano senza….

Effettuate questo tipo di controlli tecnici con il dovuto anticipo: nelle grandi aziende o nelle strutture pubbliche l’installazione di plugin o la dotazione di cuffie e microfono tipicamente richiede l’intervento dell’IT, il che a volte può richiedere un anticipo anche di un mese…. La cosa è particolarmente critica quando i partecipanti, come spesso avviene, sono tutti di aziende o realtà differenti.

Come fare? Non lesinate email e reminder, e se necessario preparatevi ad assistere qualche sprovveduto anche telefonicamente. Inviate ai partecipanti un link per verificare automaticamente con un semplice test svolto online, il corretto funzionamento del microfono e la presenza di eventuali plugin necessari. Spesso i partecipanti non hanno idea della dotazione del loro pc, o comunque non sono abilitati a installare nulla. Molti, se non tutti i software di videoconferenza offrono già questi tool di verifica, in caso contrario eccovi un paio di link che potrebbero tornarvi utili:

Per testare il microfono: http://www.onlinemictest.com/
Per testare la webcam: http://www.testwebcam.com/

Informazioni sulle procedure e i comandi del webinar: prima della sessione di videoconferenza, inviate ai partecipanti anche una miniguida sui comandi principali che potranno utilizzare, la “netiquette” da seguire e le regole da rispettare durante la sessione (non utilizzare il microfono senza l’autorizzazione del docente, alzare la mano per richiedere la possibilità di intervenire etc.). Sarà poi compito del docente o di un tutor, all’avvio della sessione, riassumere velocemente quanto scritto nella miniguida.

Nota tecnica: la grande maggioranza degli applicativi di webinar è basata su Flash, per questo è di solito necessario che l’utente abbia Flash Player installato e aggiornato. Solitamente, il relatore ha anche bisogno di un apposito plugin – specifico per ogni applicativo – per poter condividere il proprio schermo. La diffusione dei tablet da un lato e dell’html5 dall’altro sta però velocemente portando delle novità:

  • applicazioni per smartphone o tablet che consentono di partecipare anche tramite quei dispositivi
  • diffusione di una nuova generazione di applicativi di Webinar basati su html5 e non più su Flash.