segreteriaChi si occupa di curare i preparativi affinchè un webinar sia curato in ogni dettaglio? Quali sono le attività che precedono l’evento e come viene gestita la parte organizzativa e informativa dell’evento?

In questo articolo focalizziamo l’attenzione sulle attività che la segreteria deve compiere per fornire ai partecipanti tutte le nozioni necessarie per accedere e partecipare al webinar.

In “Webinar: il fattore umano”, ci siamo soffermati su due figure protagoniste, il relatore ed il tutor che, come abbiamo visto, ricoprono un ruolo fondamentale per un’efficace riuscita di un webinar. Non meno rilevante è la veste ricoperta dalla segreteria che ha il compito di gestire in ogni dettaglio le attività che precedono l’evento.

Una volta stabiliti i dettagli (argomento del webinar, figure coinvolte, date, orari etc) la Segreteria è pronta per avviare il proprio lavoro di informazione e comunicazione.

Modalità di comunicazione: Mail o telefono?

Solitamente la Segreteria predilige inviare una mail a tutti i partecipanti piuttosto che contattarli telefonicamente. In tal modo, si risparmia sicuramente del tempo ma, soprattutto, si ha la sicurezza che tutte le informazioni scritte nella mail potranno essere consultate successivamente dai partecipanti e rimarranno archiviate.
Si consiglia di inviare ad ogni partecipante una mail personalizzata almeno con nome/cognome. Spesso le mail collettive vengono infatti buttate nel cestino ancor prima di esser lette ed il nostro obiettivo non è certo quello di far cestinare le procedure per l’accesso al webinar 🙂

Il contatto telefonico è previsto solo successivamente, nel caso in cui i partecipanti riscontrino ad esempio delle problematiche nei test o abbiano qualche dubbio. Per questo motivo, è bene inserire un contatto telefonico e specificare per quali motivi utilizzarlo.

Oggetto della mail 

E’ opportuno che nell’oggetto della mail venga specificata la data e il titolo dell’evento e, se possibile, sarebbe opportuno aggiungere una frase indicativa sul contenuto della mail, ad esempio: 01/12/2013: Come partecipare al Webinar “Excel avanzato”

Contenuto della mail

Nella mail di invito al webinar è indispensabile inserire alcuni dati fondamentali:

Quando:  Anche se inserita nell’oggetto, è opportuno inserire nella mail la data e l’orario dell’evento.

Quanto: Al fine di dare l’opportunità ai partecipanti di organizzarsi, è consigliabile la durata prevista dell’evento.

Dove: Evidenziare il link da cliccare per accedere al webinar. Se prevista una password, indicare la password da inserire o consigliare di entrare come “ospite” inserendo un nickname a piacere.

Perché: Inserire l’argomento del webinar e, se previsto, la scaletta dei punti che verranno trattati.

Come: Al termine della mail è bene richiedere l’adeguattezza delle atrezzature tecniche necessarie per partecipare al webinar. Se possibile, sarebbe consigliato richiedere un test ( ad esempio: http://strhold.adobeconnect.com/common/help/it/support/meeting_test.htm) per verificare:
1) La versione di flash installata
2) Il funzionamento della connessione col sistema di videoconferenza
3) La velocità della connessione

Eventuali allegati: Come evidenziato nel precedente articolo “Webinar: affrontare la tecnologia”, è utile creare e allegare ai partecipanti una miniguida in cui vengono descritte le procedure e i comandi del webinar, la “netiquette” da seguire e le regole da rispettare durante la sessione (non utilizzare il microfono senza l’autorizzazione del docente, alzare la mano per richiedere la possibilità di intervenire etc.).
Inoltre, se durante il webinar è prevista la consultazione di determinati documenti, è bene inviarli con la mail di invito all’evento in modo che i partecipanti possano darvi una prima occhiata.

La segreteria segue pertanto la prima fase di un webinar. Lasciamo in un prossimo articolo la descrizione dettagliata delle fasi successive non meno importanti della prima 🙂