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Nel mondo dell’ECM, si parla spesso del cosiddetto tracciato XML.
Proviamo a spiegare in parole semplici di cosa si tratta prendendo spunto dal nuovo documento sull’argomento messo a disposizione da Age.na.s, Agenzia Nazionale per i Servizi sanitari regionali.Come ben sappiamo, al termine di ogni evento, il Provider deve comunicare all’Ente accreditante ed al COGEAPS, i crediti attribuiti ai singoli utenti mediante l’uso di una traccia elettronica comune comprensiva di tutti i dati ritenuti idonei alla registrazione e, in particolare, alla certificazione dei crediti quale funzione in capo agli Ordini e Collegi e Associazioni professionali. Il tracciato deve essere comune a tutti gli enti accreditanti per permettere agli enti di controllo e verifica di avere dati uniformi e confrontabili.

In questo primo articolo vogliamo descrivere in modo semplice quelli che sono i passi principali per la compilazione e l’invio del tracciato xml. Successivamente, focalizzeremo la nostra attenzione sui cambiamenti apportati al tracciato rispetto al passato e sui principali dubbi emersi tra i provider ECM.

Nozioni di base: Cos’è il tracciato xml
L’XML è un insieme di regole per formulare dei file in formato testo che permettono di strutturare i dati. L’XML dovrebbe rendere facile la generazione di dati tramite un computer. In realtà però, nei primi tempi in cui i provider si son trovati a rendicontare i crediti ECM attribuiti ai partecipanti e ad utilizzare il tracciato, si sono riscontrate numerose problematiche risolvibili, nella maggior parte dei casi, con l’acquisto di software specifici che permettessero la creazione di un tracciato xml. Negli ultimi tempi, fortunatamente, A.ge.nas ha dato la possibilità di compilare e caricare dei file di excel.

Per il tracciato XML sarà fornito il relativo documento XSD di convalida a cui far riferimento; questo consentirà la lettura dei dati secondo specifiche regole.

Quali dati contiene il tracciato
I dati richiesti sono relativi alla partecipazione dei professionisti sanitari, medici, infermieri, tenuti ad acquisire i crediti formativi ECM. Tutti i Provider accreditati, sia nazionali che regionali, sono obbligati ad utilizzare tale tracciato e a rispettare le regole sui tempi e le modalità di compilazione e invio.

Quanti eventi ECM rientrano in un tracciato
I file devono avere come riferimento un singolo evento. Nel caso di più eventi, vanno inviati due distinti file.

Tempi e modalità di invio
Al termine di ogni evento di Formazione a distanza, formazione sul campo e residenziale il Provider deve comunicare all’Ente accreditante ed al COGEAPS, i crediti attribuiti ai singoli utenti mediante l’invio del tracciato , entro e non oltre 90 giorni.

L’invio alla CNFC avverrà tramite una apposita funzione di upload messa disposizione del Provider nella propria area riservata del sito ECM. Il file XML dovrà essere firmato digitalmente dal legale rappresentante prima di essere inviato.

Modalità di compilazione
Tutti i campi indicati come obbligatori sono vincolanti per il caricamento del record.
I campi data sono espressi nel formato AAAA-MM-GG dove GG rappresenta il giorno, MM il mese e AAAA l’anno.
Nel caso in cui un campo sia numerico vanno inseriti solo valori numerici mentre un campo alfanumerico prevede l’inserimento di valori sia alfabetici (a,b,c,…) che numerici.
In un campo alfanumerico gli zeri davanti ai numeri sono significativi quindi 001 NON è uguale a 1.

Rischio di non accettazione dei file
I file in fase di acquisizione verranno scartati nel caso non risultino conformi agli schemi XML:

• Le informazioni riferite all’evento devono essere uguali a quelle già presenti in banca dati
• I crediti acquisiti dal partecipante dovranno essere non superiori ai crediti dell’evento
• La professione deve essere presente nella tabella “F” relativa alle professioni indicata da Agenas
• La disciplina deve essere presente nelle tabelle G/H relative alle discipline indicate da Agenas
• La disciplina deve appartenere alla relativa professione
• Le professioni/discipline dei partecipanti siano una di quelle previste dall’evento
• Il numero dei partecipanti deve coincidere con i partecipanti ( TIPO PARTECIPANTE = ‘P’ ) presenti nel file

Di conseguenza, si consiglia ai provider di effettuare una validazione preliminare prima di procedere con l’invio. Tale verifica può essere effettuata tramite un validatore che permette di controllare se un documento xml generato in base ad uno schema è ben formato o valido.

Rettifica dei dati trasmessi
La rettifica sarà possibile fino a novanta giorni (90gg) dalla data di fine evento. Eventuali deroghe da questa tempistica saranno tempestivamente rese note. Per rettificare i dati è necessario ritrasmettere l’intero file, che sostituirà il contenuto del file precedentemente trasmesso. Non sono consentite integrazioni parziali di partecipanti. La trasmissione è univocamente individuata dai seguenti campi chiave:

• Codice evento
• Codice edizione
• Codice organizzatore
• Codice accreditatore
• Tipo formazione

Nel prossimo articolo, ci soffermeremo sulla descrizione delle principali novità apportate da Age.na.s in merito al tracciato e , in particolar modo, sui dubbi in merito che sono nati tra i provider accreditati ECM.