Gestire la formazione in una grande impresa è già abbastanza complicato: quando lo staff delle HR deve gestire anche una piattaforma elearning, a volte si aggiungono complicazioni, anziché ridursi. Naturalmente, non deve essere così: gli strumenti devono servire a semplificare e ad automatizzare il lavoro, in particolare i compiti ripetitivi, non a complicarlo.

Per questo, nella scelta di un applicativo elearning, riteniamo opportuno che gli amministratori si focalizzino sugli strumenti che possono consentire loro una gestione più semplice e automatizzata possibile, anche quando le esigenze sono complesse e articolate. In questo post, analizzeremo alcuni criteri di scelta e alcuni aspetti critici da valutare.

Gestione utenti

Nella maggior parte dei casi, gli amministratori devono occuparsi di come gestire elevati numeri di utenti, a partire da qualche centinaia fino ad arrivare a decine di migliaia di corsisti. Innanzitutto, occorre che gli utenti siano registrati in piattaforma (diamo per scontato che siano già presenti in un database o in un applicativo aziendale). In questo scenario, l’amministratore può

  • importare gli utenti manualmente tramite un file .csv
  • integrare il database della piattaforma con i propri applicativi aziendali.

Le piattaforme più evolute e più orientate alle esigenze aziendali consentono facilmente di effettuare entrambe le operazioni. In alcuni casi, come ad esempio nel caso di Forma Lms, è possibile replicare la struttura dell’organigramma aziendale, oltre tutto mantenendola sincronizzata tra database aziendale e piattaforma.

È anche utile che i profili utenti contengano informazioni aggiuntive, oltre alle semplici informazioni anagrafiche (campi personalizzati, iscrizioni a corsi, competenze…) e che gli utenti possano essere raggruppati per gruppi, ruoli, o altri tipi di articolazioni organizzative.

Sempre in questo scenario, l’amministratore sicuramente vorrà poter creare report di vario tipo, con informazioni e filtri differenti, e vorrà poter iscrivere utenti ai corsi con il minor numero possibile di click.

Organizzazione di percorsi formativi

In un ambito aziendale, è verosimile che esistano diverse categorie di corsi. Tipicamente li si vorrà poter articolare per argomento, per destinatari, per ruolo all’interno dell’azienda, per anzianità aziendale (neo-assunti), si vorrà distinguere tra corsi per interni e collaboratori esterni….

Solo un applicativo organizzato con un’anagrafica gerarchica, o che consente di categorizzare gli utenti in modo molto granulare, permette di soddisfare questo tipo di esigenze.

Automatismi

Automatizzare tutto il possibile è una delle esigenze che più di frequente sentiamo dalle imprese e – non a caso – è una delle principali caratteristiche di Forma Lms.

Si possono automatizzare molte attività: ottenimento di certificati, visualizzazione di determinati cataloghi di corsi solo a certi utenti e non altri, mostrare un certo template grafico (e logo) a certi utenti e non ad altri, assegnazione di utenti che si auto-registrano a certi nodi di organigramma*, iscrivere ogni nuovo utente che risponde a certe caratteristiche a certi corsi (politiche di iscrizione), iscrivere in automatico chi ha superato un test con un certo punteggio a un altro corso…

Questi sono solo alcuni esempi delle funzionalità rese possibili dal “motore” e dall’architettura logica di Forma.

Reportistica, monitoraggio, tracciamento

È fondamentale per un amministratore avere a disposizione report personalizzabili, filtrabili e consultabili in tempo reale. Ad esempio, si può voler vedere la redemption di un corso in assoluto, o solo per alcuni gruppi di utenti. Oppure un report dei punteggi ottenuti dagli utenti in un test, magari filtrando i risultati in base a diversi reparti o divisioni dell’azienda.

Per tracciamento si intende la funzionalità tipica delle piattaforme elearning: la possibilità di tracciare i comportamenti dell’utente rispetto non solo a un corso, ma anche a ogni singolo materiale didattico presente nel corso stesso.

Il tracciamento può includere questi aspetti:

  • se l’oggetto è stato visto o no
  • per quanto tempo è stato fruito
  • se conteneva interazioni comprensive di un punteggio (test), il punteggio acquisito dall’utente
  • in alcuni casi, il sistema può mostrare all’amministratore le effettive risposte giuste o sbagliate date dall’utente
API, customizzazione

Che l’applicativo che state valutando sia open – source o proprietario, occorre verificare se sono disponibili API pubbliche (per consentire facilmente al fornitore o al vostro IT di collegare i vostri applicativi aziendali alla piattaforma) e se è possibile personalizzarne le funzioni.

Ovviamente, gli applicativi open source sono personalizzabili per natura, ma spesso lo sono anche quelli commerciali. La valutazione da fare è su quanto è semplice customizzare senza perdere la possibilità di aggiornare l’applicativo alle versioni successive.

Sviluppo, case histories

Esiste una roadmap per lo sviluppo dell’applicativo? In quale direzione il team di sviluppo sta puntando? In quali settori o ambiti è diffuso l’applicativo? Esistono delle verticalizzazioni o dei “plug in” specifici per mercati con esigenze particolari, come ad esempio l’ECM o altri?

In conclusione

Questo post non ha certo la pretesa dell’esaustività, e tra l’altro il web è pieno di articoli con “I 5 criteri di scelta di una piattaforma Lms” o “Come scegliere la tua prossima piattaforma elearning”: non volevamo aggiungere l’ennesimo.

Al di là del SEO, quello che ci interessava era mettere in evidenza alcuni aspetti che spesso non sono adeguatamente considerati durante la scelta di un applicativo così impattante in un’organizzazione.

Se abbiamo dimenticato qualcosa di importante, aggiungetelo pure nei commenti!

* L’organigramma di Forma Lms è organizzato in “nodi”, in sostanza delle cartelle.