Il reporting è la spina dorsale di un LMS. A partire da questo articolo, vediamo le cose fondamentali che ogni admin dovrebbe sapere per sfruttare al meglio questo strumento fondamentale.

Perché i report sono così importanti?

Una delle caratteristiche più importanti di un LMS è la possibilità di avere rapporti dettagliati e personalizzabili nei criteri sulla fruizione di un corso. Mediante i rapporti, è possibile, ad esempio, sapere la data in cui un utente ha iniziato un corso, l’ultimo accesso, i quiz svolti e i relativi punteggi. Nell’ambito della formazione aziendale, questi sono dati molto importanti, per diversi motivi a seconda della tipologia e/o categoria di corso:

1. Corsi su hard/soft skill

Nei corsi su hard e soft skill, i report ci aiutano a capire se la formazione è stata efficace e se ci sono aree da rinforzare ulteriormente. I dati che emergono dalla reportistica non sono fini a se stessi, ma sono indicatori chiave delle prestazioni in molte delle analisi strategiche di un’organizzazione e sono fondamentali per comprendere il rapporto tra formazione e ROI.

2. Corsi di compliance

Per quanto riguarda i corsi di compliance, i report ci aiutano a essere certi che i partecipanti abbiano assorbito informazioni vitali per la sicurezza in azienda ma sono anche l’unico modo per garantire la conformità e il rispetto dei requisiti legali. Nei report è facile analizzare i dati relativi al completamento di un corso per nome, ruolo lavorativo, paese, team ecc.

Nel caso dei corsi obbligatori per la sicurezza sul lavoro, la reportistica completa del tracciamento dà all’azienda la sicurezza che i propri dipendenti abbiano ottemperato all’obbligo di legge.

Alcuni dati importanti contenuti nei report

Innanzitutto, negli LMS come Forma, hai a disposizione report sugli utenti e sui corsi.

Report sui corsi

Nei report sui corsi, alcuni dei dati più importanti a cui hai accesso sono:

  • Nome e argomento del corso
  • Nomi e dati dei partecipanti
  • Progresso e percentuale di completamento
  • Statistiche

Report sui partecipanti

Per quanto riguarda i partecipanti, puoi invece accedere a informazioni quali:

  • Dati del partecipante e corso a cui è iscritto
  • Data di inizio e primo accesso
  • Stato del corso, ad esempio se è ancora “in progress”
  • Ultimo accesso
  • Tempo totale dedicato
  • Punteggio test

Come creare il report di un corso con Forma Lms

È importante conoscere periodicamente lo stato di fruizione e avanzamento di un corso e in questo i report sono fondamentali. Ogni report può essere creato inserendo i dati di interesse in base alle proprie esigenze. Possiamo, ad esempio, conoscere esattamente il numero di partecipanti che non hanno iniziato o che non hanno terminato un corso e decidere se sia opportuno predisporre un mailing di promemoria.

Ci possono essere diverse categorie di report. Forma, ad esempio, ne mette a disposizione tre:

  • Utenti-corsi: mostra i dati relativi a una lista di utenti
  • Corsi-utenti: mostra i dati relativi a una lista di corsi
  • Aggregato: mostra dati aggregati in base a corsi e utenti selezionati

Per creare un report, bisogna dunque:

  1. Selezionare la categoria
  2. Selezionare un filtro o le categorie a cui si è interessati
  3. Selezionare il tipo di report
  4. Selezionare colonne e criteri all’interno del tipo scelto

I report possono poi essere visualizzati online o scaricati in formato .csv o .xls. Possono anche essere generati automaticamente e inviati via email a utenti scelti.

Invio dei report: a chi e quando?

Si può decidere di inviare i report periodicamente a utenti selezionati, per esempio ogni settimana (scegliendo il giorno) o ogni mese. È importante, tuttavia, sapere a chi inviarli e quando. Per questo motivo, è essenziale condurre un’analisi dei fabbisogni formativi in modo che i report giusti arrivino nelle mani giuste… al momento giusto, ovvero, quando c’è ancora l’opportunità di intervenire e offrire ai dipendenti risorse di supporto mirate in base a performance e gap di competenze. Scegliere i report giusti e pianificarne l’invio è dunque fondamentale per supportare i partecipanti e ottenere il meglio dalla formazione online per la tua azienda.

Cos’altro puoi fare coi report di Forma?

Forma Lms consente di fare anche altro, ad esempio inviare in automatico un report dettagliato della fruizione di ogni utente (il suo tracciamento e le sue compilazioni dei test) sia al singolo utente che ai suoi referenti (tramite il plugin Doko).