Implementare nei fatti una Digital Academy, trasformando e integrando una organizzazione esistente, è una sfida impegnativa che richiede tempo e analisi. Nel caso di Festo Academy, il processo di integrazione ha richiesto circa 6 mesi per iniziare le prime sperimentazioni con Forma Lms, e circa un anno per andare a regime.

Il percorso si può sintetizzare nel compromesso che va trovato e realizzato tra la dimensione tecnologica degli strumenti che devono vestire e replicare il modello formativo dell’azienda dialogando con gli altri processi dell’ecosistema aziendale, e quella organizzativa che richiede un certo adeguamento operativo e culturale alle nuove opportunità e alle rigidità che la tecnologia ci mette di fronte.

Integrazione tecnologica

Quando si crea l’alter ego digitale per una Academy esistente che ha già un’offerta formativa strutturata, workflow consolidati da anni, e strumenti di gestione implementati e funzionanti, le opzioni sono due: integrare l’esistente, o ricominciare da zero.

Sono entrambe strade onerose per l’azienda, e la scelta potrebbe essere meno scontata di quanto si immagini:

  • Se processi e offerta formativa non sono troppo complessi, e se gli strumenti di gestione digitale mancano o sono esterni od obsoleti, allora sostituirli con nuove piattaforme potrebbe essere la scelta più rapida ed economica, per quanto “traumatica” da un punto di vista organizzativo. 
  • Se offerta formativa e processi sono complessi e molto formalizzati, con strumenti di gestione digitale solidi e già implementati su misura, allora l’integrazione con l’esistente è probabilmente la scelta migliore

Ovviamente esistono poi le soluzioni di compromesso, ma Festo Academy ricadeva decisamente nel secondo caso, e fortunatamente i gestionali preesistenti erano stati implementati direttamente all’interno dell’azienda da un IT autonomo, strutturato e competente sia sui processi che sulle soluzioni. Questa condizione ha permesso di sviluppare l’integrazione in modo efficace e rapido: interfacciarsi con un fornitore esterno o con software proprietari sarebbe stato più complesso, più costoso, e avrebbe portato probabilmente a scelte differenti.

Gli interventi sulla piattaforma sono stati tutti progettati in modo da poter poi essere integrati al core pubblico di forma:

  • Alcuni limiti software iniziali sono stati superati estendendo ed integrando le funzionalità core della piattaforma
  • Alcune funzionalità sono state integrate tramite plugin, ad esempio webinar e open badge
  • Oltre ad alcuni aggiustamenti estetici sono state implementate la funzionalità di dashboard (cofinanziata da Festo) e il refactoring più “social” del modulo “scheda corso”
  • Le API sono state estese con alcune funzionalità mancanti per completare l’integrazione con tutti i processi del gestionale aziendale, incluse soluzioni di B.I. legate ai questionari di valutazione dei docenti
  • La gestione dei materiali didattici è stata rivista per migliorarne l’usabilità per i docenti che caricano e gestiscono i propri contenuti: data la mole di corsi gestiti da docenti diversi è stato importantissimo migliorare anche la loro esperienza d’uso

Oggi il sistema è quasi completamente “pilotato” dal gestionale originale della Festo Academy, che dialoga con Forma attraverso il sistema di API native della piattaforma: da un punto di vista operativo la piattaforma agisce da “erogatore” dei contenuti, mentre l’organizzazione delle attività formative (creazione dei piani formativi, iscrizioni, assegnazione dei certificati, ecc.) è controllato dal gestionale originale, già interfacciato con il sito e gli altri applicativi aziendali.

Organizzazione dei processi formativi

Replicare l’offerta formativa di una academy tradizionale in un sistema digitale può essere una sfida importante. Le tipologie di progetti formativi da gestire ad esempio sono diverse per modalità di organizzazione, erogazione ed iscrizione: Master, percorsi, seminari, esperienze, webinar, training On the job.

Spesso nella formazione “tradizionale” vengono gestite con “eccezioni alla regola” difficili da replicare in un sistema digitale che richiede una regolamentazione strutturata dei processi: ad esempio può capitare che una persona si iscriva ad un master facendone solo alcuni moduli, o sostituendo un modulo d’aula con un webinar, persone che perdono una giornata d’aula in un modulo e la recuperano in una edizione successiva, o… insomma ce n’è più che abbastanza per mettere in crisi qualunque sistema digitale!

Fortunatamente Forma LMS offre una grande varietà e granularità di opzioni che è stato possibile piegare per replicare tutte le diverse modalità dell’offerta formativa Festo: 

  • La funzione di organigramma ha consentito di ricostruire l’elenco delle centinaia di clienti con cui Festo ha lavorato negli anni e delle relative sedi e filiali, per importare lo storico di utenti già formati.
  • L’organizzazione ad albero delle categorie dei corsi ha permesso, con una accurata progettazione, di replicare fedelmente l’intera offerta formativa
  • La gestione delle edizioni e delle date ha consentito di gestire agevolmente sia i moduli in presenza su più giorni, che i webinar e le soluzioni blended e flex
  • I “Certificati Aggregati” hanno consentito di rispondere a tutta la flessibilità richiesta per certificare la partecipazione anche parziale a master e percorsi

La Festo Digital Academy è ormai pienamente funzionante da circa 2 anni ed ha superato con successo anche l’uragano della pandemia che ha forzato l’adozione di nuove radicali metodologie formative.

Oggi è pronta per crescere con nuove sfide: si aprirà agli HR manager dei clienti, che potranno accedere per monitorare progressi e storia formativa dei propri dipendenti, si integrerà con la formazione esperienziale on-the-job, si amplierà integrandosi con un evoluto metodo di mappatura delle competenze.

Ecco come Alessandro Enna, Manager della Festo Academy, descrive l’esperienza:

“Abbiamo lavorato alla transizione verso una digital academy con il team di Elearnit e Forma Farm. Ci hanno accompagnato seguendo le nostre necessità e entrando nel dettaglio dei processi esistenti per modellare le funzionalità di forma in modo adeguato. Abbiamo avuto la conferma della solidità del core forma e della sua flessibilità e scalabilità unita ad un ottimo rapporto costi/prestazioni. Comunque la trasformazione in Digital Academy è ancora in corso e come tutte le trasformazioni sarà continua. Ad esempio oltre a quelli già citati un altro obiettivo è quello di attivare la „portabilità“ dei singoli contenuti formativi dalla piattaforma internazionale Festo (su un altro LMS) a quella della Academy italiana e non solo con il protocollo LTI.  Questo aprirà ulteriormente la possibilità di costruire l’offerta di contenuti in modo flessibile e tarato sui bisogni dei nostri clienti locali.”

Insomma, l’implementazione di una Digital Academy e, a maggior ragione, la trasformazione digitale di una corporate academy tradizionale impongono un importante lavoro di integrazione tecnologica e organizzativa da fare a monte degli aspetti metodologici e delle sfide culturali: se questo lavoro non è efficace, metodologia e contenuti potrebbero restare soffocati da piccoli problemi e continui compromessi su workflows e funzionalità. Ma se questo lavoro viene fatto adeguatamente, la vostra DA non sarà solo una efficace evoluzione per la vostra offerta formativa attuale: vi aprirà nuovi scenari di mercato, e risponderà facilmente e rapidamente anche ai più imprevedibili nuovi trend e sfide che la vostra azienda vorrà affrontare.

About Festo:

Festo Academy
Festo Academy è l’Industrial Management School che opera sui temi dei processi industriali, dell’organizzazione e della gestione d’impresa con Executive Master, Percorsi di ruolo e iniziative formative.
La sua missione è supportare le aziende nell’espressione del loro massimo potenziale attraverso l’ampliamento e lo sviluppo delle competenze delle proprie risorse umane.
Festo Academy e Festo Consulting fanno parte del gruppo industriale multinazionale Festo A.G., leader nel settore dell’automazione industriale, costantemente rivolto all’innovazione e alla valorizzazione delle persone.
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