In ogni applicativo ci sono funzioni fondamentali che hanno un unico, importantissimo scopo: risparmiare tempo e risorse. Si tratta di tutte quelle funzionalità che consentono di eliminare o ridurre attività ripetitive e a basso valore, liberando tempo e risorse da dedicare agli aspetti di contenuto e maggiore impatto strategico.

Possiamo distinguere queste funzionalità in due categorie: Automazione e Integrazione.

Automazione

Quando le cose si fanno complesse, molti task operativi ripetitivi, a basso valore aggiunto, tendono ad assorbire energie che bisognerebbe invece dedicare ad attività più strategiche. Capita ad esempio con le operazioni di backoffice per iscrivere gli utenti ai corsi, o manutenere le anagrafiche, o generare report periodici, e così via. In questi casi è utilissimo avere a disposizione meccanismi che consentono di automatizzare o semplificare questo genere di operazioni ripetitive, che farebbero perdere un sacco di tempo inutilmente ai vostri amministratori di piattaforma. Forma è piena di questi facilitatori “salvatempo”, in particolare:

  • Azioni Massive, per facilitare le azioni di import e edit massive per gli utenti e le iscrizioni ai corsi. Sono fondamentali ad esempio quando capita di dover modificare  o reinviare la password a molti utenti contemporaneamente.
  • Scheduler, per generare e inviare automaticamente report agli amministratori. 
  • Politiche di Iscrizione, per automatizzare l’iscrizione degli utenti ai corsi in base a criteri di organigramma o lingua

Integrazione

Ed è fantastico anche poter integrare facilmente Forma con altri sistemi aziendali, ad esempio per importare ed esportare utenti da e verso altri sistemi come un gestionale HR. Anche in questo caso si tratta di semplificare o eliminare attività ripetitive o inutili che andrebbero fatte manualmente. Le soluzioni a disposizione sono tre:

  • SSO: meccanismi integrati per collegare Forma ad altri applicativi consentendo il login  in “Single Sign-On” da altri applicativi su cui l’utente è già loggato. Oppure l’autenticazione con le credenziali del proprio utente google o facebook. Queste cose evitano ai vostri utenti di fare doppi login, e di doversi ricordare credenziali diverse.
  • Connettori:  moltissime cose si possono fare senza scrivere neanche una riga di codice, utilizzando i connettori “I/O Task” per creare delle procedure automatiche di import o export. Ad esempio, si possono importare automaticamente degli elenchi di utenti ricevuti dal gestionale HR aziendale. 
  • API: con un piccolo sforzo in più utilizzando un completissimo set di “API”, cioè di funzionalità già predisposte che qualunque sviluppatore può utilizzare per consentire agli altri sistemi di interagire con forma in tempo reale e su praticamente tutte le sue funzionalità, in modo totalmente trasparente per gli utenti. Ad esempio, per creare un utente su Forma nel momento stesso in cui viene creato o aggiornato sul vostro gestionale.

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