Quali sono le difficoltà e le sfide più grandi del passaggio dalla formazione in aula al webinar? Quali gli aspetti tecnici di maggiore interesse? Come si formano i trainer? Come si crea una relazione coi e tra i discenti a distanza? Ne abbiamo parlato con Gianpaolo Negri, esperto Festo HR & training.

In Festo Academy Gianpaolo Negri è trainer, coordinatore e certificatore di trainer; in questo suo ultimo ruolo si occupa, cioè, di formare e certificare le competenze dei trainer, soprattutto nel passaggio dall’aula in presenza al remoto. La sfida più grande è per lui formare i trainer a gestire il lavoro in modo diverso da come sono abituati a fare in aula. Gianpaolo deve assicurarsi non solo che i formatori Festo abbiano le competenze tecniche necessarie a svolgere il proprio lavoro ma, soprattutto, che siano in grado di veicolarle con nuove modalità.

Proprio per la lunga e ricca esperienza in questo campo, abbiamo posto a Gianpaolo alcune domande:

Gianpaolo, parlaci un po’ dei webinar di Festo Academy!

I webinar Festo non sono semplici seminari, ma veri e propri web-based training che prima si svolgevano in aula e che ora si svolgono da remoto. Sono corsi che possono durare diverse ore al giorno (anche 8) per diverse settimane. Sono caratterizzati da un alto livello di interattività. Anche se già facevano parte della nostra offerta, la pandemia ci ha costretti a portare questo tipo di formazione al 70%. Teniamo, dunque, 15/20 webinar a settimana con aule di 6/8 persone (max 10/15), ma formiamo anche classi molto ridotte.

La tecnologia è stata uno scoglio?

Meno di quanto pensassimo. Rispetto a qualche anno fa, quelle resistenze si sono abbassate. Più che altro, la vera sfida è stata rendersi conto della pluralità di strumenti da utilizzare, della multimedialità che questo tipo di formazione comporta. Questo è, talvolta, uno sforzo grande perché costringe i trainer al multitasking, cosa non sempre facile per tutti. Un’altra sfida, dal punto di vista tecnologico, è assicurarsi che tutti i discenti abbiano la stessa dotazione tecnologica, cosa non sempre possibile.

È stato facile abituare i discenti a questo tipo di formazione da remoto?

Il problema è stato, principalmente, che Festo si è sempre occupata di formazione esperienziale hands-on e il suo business principale erano i “simulatori di apprendimento”, macchine che simulano l’automazione. Ovviamente, fare questo è quasi impossibile ora, ma il cliente si aspettava ancora quello da noi, cioè la parte pratica, il laboratorio. Quindi abbiamo accettato la sfida di formare i nostri discenti con un nuovo metodo e abbiamo assistito a un fenomeno interessante: il feedback di gradimento è sorprendentemente salito; questo passaggio ha, infatti, favorito i clienti più introversi e ha abbassato o eliminato del tutto i tempi e i costi di trasferta, altro fattore accolto molto favorevolmente.

Quali sono state le resistenze maggiori da parte dei trainer?

Inizialmente alcuni di loro non hanno accettato il cambiamento: in qualche modo lo negavano e speravano che tutto tornasse come prima. Tuttavia, solo dopo poco tempo è stato abbastanza chiaro che niente sarebbe tornato come prima e che, anche terminata la pandemia, questa modalità avrebbe sempre affiancato quella tradizionale. È stato anche stimolante comprendere che, con questa modalità, cambia il bilanciamento delle competenze e che l’esperienza di apprendimento va completamente riprogettata. A un anno di distanza, possiamo ora dire che, in generale, l’approccio dei docenti è buono. Non tutti utilizzano le best practices, ma sanno, comunque, che devono concentrarsi sul mantenimento dell’attenzione, così come sulla stimolazione pratica e cognitiva del discente. Lavorare su questi aspetti vuol dire, però, giocare d’anticipo. Nel webinar e nella formazione da remoto in generale, progettazione e programmazione sono concetti chiave, anche perché frequenti, numerosi e disparati sono gli imprevisti. Ciò non è sempre facile da comprendere per quei docenti il cui punto forte è l’improvvisazione. Per fare un esempio, nella progettazione mettiamo anche la preparazione degli oggetti necessari alla didattica, che devono essere spediti prima ai discenti o messi nell’elenco del materiale per tempo.

Dal punto di vista tecnico e logistico, come si allestisce un webinar in Festo Academy?

Solitamente la persona che si occupa degli aspetti tecnici, pensa anche alle prenotazioni. Apre dunque un modulo per prenotare un’aula e indica tutto ciò che sarà necessario (per esempio telecamere, schermi, tavoletta grafica ecc.), compreso il link (solitamente Zoom) da condividere poi con i partecipanti. Il giorno in cui inizia il corso il tecnico apre l’aula e fa il set up mentre il trainer accoglie le persone. È previsto poi un “giro di tavolo” affinché i discenti possano impratichirsi con la tecnologia e per capire se ci siano problemi specifici. Durante lo svolgimento del webinar il tecnico di supporto è sempre a disposizione e può essere contattato mediante chat per risolvere problemi del trainer o dei discenti. La cosa più importante è mantenere attivi più strumenti di comunicazione tra tutte le parti in modo da poter fronteggiare gli imprevisti che, soprattutto quando c’è di mezzo la tecnologia, sono all’ordine del giorno. Flessibilità e adattabilità sono fondamentali per la riuscita di un webinar, cosa che all’inizio non è stata compresa bene. Molti erano terrorizzati dagli imprevisti e credevano che un imprevisto avrebbe determinato il successo della formazione.

Cosa manca di più, secondo te, nel trasferimento della formazione in remoto?

Soprattutto la costruzione della relazione così come, nella formazione in presenza, avveniva soprattutto nei momenti informali (pranzo, pausa caffè ecc.). Ora si cerca, però, di sopperire a questa mancanza inglobando gli aspetti relazionali all’interno della formazione stessa. Sono previsti, dunque, dei momenti di conoscenza, anche ludici, di conoscenza ed esame. Fondamentale è anche utilizzare la tecnologia per cementare l’aula virtuale: posizione, webcam in asse con lo sguardo e telecamere aggiuntive per fornire più prospettive sono tutti accorgimenti importanti. Anche il lavoro di gruppo è importante: nei webinar (anche in modalità “flex”) utilizziamo molto il Peer coaching e i World café, metodi molto utili anche dal punto di vista formativo, oltreché relazionale.

Cosa aggiungeresti a quanto detto finora?

Direi che la programmazione non è mai abbastanza. Fare formazione a distanza è un po’ come suonare in una band: si suona insieme, ma la parte va imparata e provata bene prima a casa.

Grazie, dunque, a Gianpaolo Negri, che ci ha ricordato quanto complesso e assolutamente poco scontato sia progettare ed erogare questo tipo di formazione e quanto importante sia la progettazione, un aspetto al quale anche noi teniamo molto.

Insieme al nostro partner Festo, nelle prossime settimane continueremo ad approfondire altri aspetti importanti della formazione a distanza. Stay tuned!

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